Le transfert d’un cabinet médical demeure un véritable défi bien qu’il soit utile et nécessaire pour le développement de votre activité. Toutefois, vous pouvez minimiser les risques en l’organisant méticuleusement. Pour y arriver, vous devez tenir compte des aspirations de vos patients et mener certaines démarches indispensables. Découvrez ici des conseils pour que le transfert de votre cabinet soit un succès !
Plan de l'article
- Tenez compte des besoins de vos patients pour transférer votre cabinet
- L’emplacement est-il facilement accessible pour les patients et le personnel ?
- Assurez-vous que le nouvel espace est meublé et équipé pour répondre à vos besoins
- Planifiez le déménagement de vos locaux avec soin
- Que devez-vous faire une fois le transfert de votre cabinet effectué ?
Tenez compte des besoins de vos patients pour transférer votre cabinet
Avant de transférer vos locaux, il est nécessaire de prendre en compte les besoins de vos patients. Dans le cas contraire, vous risquez d’en perdre une grande partie. Il faut notamment tenir compte de la distance que ces clients devront désormais parcourir pour se rendre à votre cabinet médical lorsque vous l’aurez transféré. Si la distance est trop grande et qu’il faut désormais faire un long voyage, certains patients pourraient désister. Par ailleurs, si vous êtes actuellement non loin d’une zone résidentielle, les patients ne voudront pas que vous quittiez la région.
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Alors, pour éviter que votre déménagement n’entraîne une perte considérable de patients, vous devez tenir compte de la distance que vos actuels patients devront parcourir pour se rendre dans vos nouveaux locaux. Privilégiez donc un emplacement qui se situe à une distance avantageuse pour vos patients. Une fois que vous avez trouvé le bon endroit, confiez le déménagement proprement dit à un professionnel. En optant pour un déménagement de bureaux par un professionnel, vous sécurisez vos données et vos équipements. Vous pourrez ainsi retrouver aisément les informations relatives à chaque patient.
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L’emplacement est-il facilement accessible pour les patients et le personnel ?
Il faut également opter pour un lieu facilement accessible à vos patients et à votre personnel. Vous devez alors vous assurer qu’il soit dans une zone desservie par les transports en commun. L’idéal serait de choisir aussi un emplacement qui dispose de parkings en nombre suffisant. Votre personnel et les patients pourront ainsi garer leurs véhicules à un endroit sécurisé. Il est aussi indispensable de penser aux personnes à mobilité réduite dans le cadre du transfert de votre cabinet médical. L’emplacement de votre nouveau cabinet doit leur être pareillement accessible. Il faut donc opter pour un local accessible en fauteuil roulant.
Si vous vous installez à un endroit difficile d’accès pour votre personnel, vos employés auront du mal à arriver au travail à l’heure. Disposer d’un parking dédié leur permettra de se garer rapidement et de ne pas avoir à se soucier des horodateurs. Si votre cabinet est difficilement accessible, vos patients pourraient, quant à eux, vite se décourager et chercher un cabinet médical plus accessible pour eux. Il est donc indispensable que les nouveaux locaux soient accessibles pour tous pour la bonne marche des activités du cabinet.
Assurez-vous que le nouvel espace est meublé et équipé pour répondre à vos besoins
Pour un déménagement efficace, il est aussi primordial de trouver un local disposant de tous les espaces dont votre cabinet a besoin pour bien fonctionner. Par exemple, il faut privilégier un local qui dispose :
- de salles d’examens,
- d’une salle d’attente confortable,
- de bureaux,
- de salles de réunion,
- de toilettes,
- d’une salle de stockage,
- d’un secrétariat d’accueil.
Assurez-vous que le nouvel emplacement dispose de toutes les pièces nécessaires. Selon les activités et la taille de votre cabinet, vous pourriez avoir besoin de plusieurs salles d’attente et de plusieurs salles d’examen. Il se peut pareillement que vous ayez besoin d’un espace pour la pédiatrie, un espace pour la maternité, etc. Vous devez penser à tout ce dont vous avez besoin en termes de logistiques avant de choisir votre local. Si vous manquez d’idée pour bien agencer votre nouveau cabinet, vous pouvez toutefois faire appel à un designer d’intérieur. Il s’agit d’un professionnel dont l’un des rôles est d’optimiser les espaces.
Planifiez le déménagement de vos locaux avec soin
Une fois que vous avez choisi le logement adéquat, vous devez maintenant planifier le transfert de vos équipements vers votre nouveau siège. Cette opération doit être effectuée avec le plus grand soin. Afin de ne pas perturber le fonctionnement de votre cabinet, tenez compte de vos horaires de travail. Vous pourrez ainsi minimiser les répercussions de ces travaux de déménagement sur vos patients et votre personnel. Les activités pourront se dérouler sans grande perturbation.
Choisissez une date où il y a peu d’affluence dans votre cabinet. Les périodes creuses constituent par exemple les moments privilégiés durant lesquels un déménagement professionnel peut se faire. Vous pourrez ainsi déménager sans que vos revenus soient affectés. Si vous envisagez de changer de ville ou de département, vous devez aussi contacter la CPAM (Caisse Professionnelle d’Assurance Maladie) pour lui notifier votre nouvelle adresse. Si vous changez de région, il faudra aussi prévenir l’ARS (Agence Régionale de Santé).
Afin que tout se passe bien le jour du déménagement, prévenez tout le monde de votre changement d’adresse. Informez vos patients, tout le personnel, les fournisseurs ainsi que tous les autres professionnels de santé avec lesquels vous collaborez. N’oubliez pas non plus de faire appel à un déménageur professionnel pour un transfert rapide et sécurisé de tous vos équipements.
Que devez-vous faire une fois le transfert de votre cabinet effectué ?
Après le transfert effectif de votre cabinet, il est indispensable de mener quelques démarches pour que les activités reprennent et progressent. La première chose à faire est de vous assurer que tous vos équipements fonctionnent correctement. Assurez-vous que chaque employé possède les outils et les équipements dont il a besoin pour réaliser ses travaux. Pensez également à vérifier si vos mails et numéros de téléphones ont été mis à jour.
Afin que votre personnel se familiarise avec son nouveau lieu de travail, vous pouvez par ailleurs organiser une journée de formation à leur endroit. Durant cette journée, vous partagerez avec eux toutes les informations qu’ils doivent avoir sur les nouveaux locaux et son fonctionnement.
N’oubliez pas non plus de fournir à vos patients les informations dont ils ont besoin concernant votre nouveau cadre de travail. Vous pouvez envoyer ces informations via différents canaux. Il est possible de le faire via un message texte, un courrier électronique ou par carte postale. Dans votre message, vous devez leur indiquer la nouvelle adresse de votre cabinet. Pour rendre public votre déménagement, vous pouvez également mettre à jour vos profils sur les réseaux ainsi que votre site web.
